Functieomschrijving office manager

Wat doet een office manager?

Office managers coördineren en controleren de administratieve taken in een kantoor en zorgen ervoor dat het kantoor efficiënt en vlekkeloos functioneert. Hun verantwoordelijkheden omvatten over het algemeen taken zoals het begroeten van bezoekers, het beheren van kantoorbenodigdheden, het toezicht houden op ander administratief personeel, het beheren van budgetten en het ondersteunen van personeel met administratieve taken zoals het plannen van vergaderingen.

Office managers hebben meestal een Bachelordiploma in bedrijfsadministratie, communicatie, of in een verwant gebied. Voor sommige functies als office manager is een diploma van een middelbare school echter voldoende. Office managers moeten zeer georganiseerd en intrinsiek gemotiveerd zijn, en ze hebben meestal een uitstekende aandacht voor detail.

Sjabloon: Functieomschrijving voor office manager

Overzicht vacatures

XYZ is een toonaangevend bedrijf in onze branche. Onze werknemers geven ons een 4,1 rating op Glassdoor. We zijn op zoek naar een ervaren office manager om ons bestaande eersteklas team te versterken. Als u een hardwerkende professional bent is XYZ een geweldige plek om uw carrière te laten groeien.

Verantwoordelijkheden van office manager

  • Alle administratieve taken op kantoor overzien en ondersteunen en ervoor zorgen dat het kantoor probleemloos functioneert
  • Voorraden van kantoorbenodigdheden inventariseren en bestellingen plaatsen indien nodig
  • Taken van de receptionist uitvoeren: Bezoekers begroeten en directe telefoongesprekken beantwoorden
  • Ontvangen en sorteren van inkomende post en bestellingen en het beheren van uitgaande post
  • Ontwikkelen van het beleid en de procedures op het kantoor en ervoor zorgen dat deze op de juiste wijze worden geïmplementeerd
  • Meehelpen met de planning van de kantoorindeling en de verhuizing van het kantoor, en met het beheer en onderhoud van de IT-infrastructuur
  • Beheer van de kantoorbegroting
  • Identificeren van kansen om de processen en management van het kantoor te verbeteren en nieuwe systemen te ontwerpen en te implementeren
  • Zo nodig andere administratieve ondersteuning bieden, zoals het plannen van vergaderingen, het bijhouden van kalenders, het doen van onderzoek en het opstellen van rapporten

Kwalificaties voor office manager

  • Bachelordiploma in bedrijfsadministratie, communicatie, of een gerelateerd veld
  • 2 tot 5 jaar werkervaring in een administratieve/kantoor management rol
  • Moet uitzonderlijke aandacht hebben voor detail
  • Sterke vaardigheden op het gebied van organisatie en tijdsmanagement, en het vermogen om prioriteiten te stellen
  • Moet zelf initiatief nemen en gedreven zijn
  • Uitmuntende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden
  • Solide probleemoplossende vaardigheden en analytische capaciteiten
  • Moet bedreven zijn in Microsoft Office en producten van Google

Klaar om een office manager aan te nemen?

Vacatureplaatsingen proberen

Werkgever: geweldige functiebeschrijvingen opstellen

  • Vergeet niet om aan te geven hoeveel jaar ervaring en welk onderwijsniveau vereist zijn
  • Laat werkzoekenden weten wat uw bedrijf en functie zo uniek maakt
  • De optimale lengte is enkele paragrafen of ongeveer 200 woorden
  • Voeg witregels en opsommingstekens toe, zodat de beschrijving prettig leesbaar is
Handleiding downloaden (Engels)