7 Tips om nieuwe werknemers goed in te werken

Om nieuwe werknemers een goede eerste indruk van hun nieuwe werkplek te geven, is het belangrijk om een goed ‘inwerkproces’ te handhaven. Het inwerkproces omvat o.a. een oriëntatiegesprek, rondleiding door het bedrijf, inclusief de eigen werkplek, andere afdelingen, tot aan de koffiekamer aan toe. Een goede inwerkperiode geeft nieuwe werknemers het gevoel dat ze goed voorbereid en welkom zijn op hun nieuwe werkplek. Een succesvol inwerktraject heeft voor de werkgever ook voordelen, omdat het eventuele vroegtijdige problemen aan het licht kan brengen en bijdraagt aan een positieve werkgevers-werknemersrelatie en het behoud van werknemers kan bevorderen. 1. Begin tijdig Wacht met het inwerkproces niet tot de eerste werkdag van de werknemer. Creëer van te voren tijd om een agenda te maken voor de eerste week van de nieuwe werknemer. E-mail van te voren deze agenda, plus een personeelshandboek en eventuele andere documentatie waaruit men belangrijke informatie kan halen. Voordat de nieuwe werknemer begint is het aan te raden om relevante collega's op de hoogte te stellen dat er binnenkort een nieuwe college het team komt versterken en wat ze kunnen verwachten m.b.t. samenwerking. 2. Doe geen aannames De fijnere details van een nieuwe baan worden vaak over het hoofd gezien. Items zoals etiquette, telefoonprocedures en kantooruren zijn gebieden waarvan de werkgever er vaak vanuit gaat dat de nieuwe werknemer ze kent. Maar zelfs als een medewerker weet hoe het in z’n werk gaat, kunnen er toch nuances zijn die uniek zijn voor een bedrijf. Zorg dat je deze nuances aan de nieuwe werknemer kenbaar maakt. 3. Rustig opbouwen In plaats van alle taken en verwachtingen met betrekking tot de functie in een keer op de nieuwe werknemer te projecteren, kun je dit beter geleidelijk verspreiden over een aantal maanden. Hiermee geef je de nieuwe medewerker de tijd om elke taak goed te leren beheersen en te kunnen integreren in hun werkritme. Dit helpt uw medewerker ook om nieuwe processen beter te onthouden en uit te voeren. 4. Betrek werknemers die vanuit huis werken Nieuwe werknemers die vanuit huis werken, worden snel vergeten om bij het inwerktraject te betrekken, omdat ze niet fysiek aanwezig zijn op kantoor. Maar met alle technologie die vandaag de dag beschikbaar is zijn er diverse mogelijkheden om ook deze medewerkers een gevoel van betrokkenheid te geven. Bijvoorbeeld door virtuele vergaderingen te plannen zoals webconferenties zo kun je gemakkelijk afstand tussen collega’s overbruggen en kun je ook werknemers die niet fysiek aanwezig zijn op kantoor zich welkom laten voelen in het team. 5. Geef feedback Als je merkt dat de nieuwe medewerker het uitzonderlijk goed doet of juist een aantal misstappen heeft gemaakt, geef dan altijd op tijd feedback om hen te laten weten hoe het gaat. Door op tijd feedback te geven voorkom je dat er onnodig tijd verspild wordt om zaken opnieuw of anders aan te leren. De nieuwe medewerker zal feedback waarderen omdat ze daarmee hun vaardigheden kunnen verbeteren. 6. Maak tijd voor veiligheidsmaatregelen Ongeacht de rol van de nieuwe medewerker, zal er altijd een zeker niveau van beveiligingstraining nodig zijn. Dit kan variëren van 's avonds afsluiten en eventueel alarm instellen tot spam emails identificeren tot discreet internetgebruik m.b.t digitale veiligheid. Zorg ervoor dat de medewerker vroegtijdig goed op de hoogte is van alle beveiligingscriteria waaraan werknemers moeten voldoen en degelijk praktijkgericht getraind is. 7. Laat de werknemer snel kennismaken met de bedrijfscultuur Waarschijnlijk is tijdens het sollicitatiegesprek de werkplekcultuur al besproken, maar dan is het nu een goed tijdstip om de bedrijfscultuur persoonlijk te te laten ervaren. Betrek de nieuwe medewerker bij sociale gebeurtenissen, zoals de vrijdagmiddagborrel, hoe verjaardagen op kantoor gevierd worden etc. Als de nieuwe medewerker, ondanks een succesvolle inwerkperiode toch een stroeve start lijkt te maken, is het belangrijk om geduldig te zijn. Zelfs de meest ervaren medewerkers zullen in het begin nog een beetje een leercurve ondergaan. Voorzie nieuwe medewerkers van alle middelen die ze nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitvoeren en wees beschikbaar om vragen te beantwoorden. Aan het eind van hun eerste kwartaal zul je moeten merken dat ze zich meer op hun gemak voelen en eerste succes geboekt zullen hebben.