Carrière Advies, Glassdoor

Een vergaderloze werkdag inplannen

meeting

Hoe kun je elke week één dag inplannen waarin je geen vergaderingen hebt? Wat als je één dag per week vergaderingen zou kunnen elimineren? Of misschien zelfs twee dagen per week? Hoeveel productiever zou je zijn als je niet dag in dag uit van vergaderzaal naar vergaderzaal loopt?

[Lees ook: 11 succesvolle werknemers delen hun productiviteit-tips]

Voor Walker & Company CEO, Tristan Walker, is 2 vergaderloze dagen per week een welverdiende werkelijkheid. Zittend aan het roer van een succesvol bedrijf kan het soms aanvoelen alsof je bij de brandweer werkt. Iedereen heeft wat van je nodig en er is altijd wel een brandje wat geblust moet worden. Als oprichter van een succesvolle startup is een 12-urige werkdag niet ongewoon, behalve voor Walker, want hem is het gelukt om ‘normale’ werkuren te draaien.

‘Elke ochtend word ik om 6 uur wakker en ben om 6:20 uur in de sportschool te vinden. Daarna ontbijt ik met mijn zoon voordat hij naar de crèche gaat. Meestal ben ik dan rond 8:30 uur op kantoor en dat is ook gelijk het eerste moment van de dag dat ik mijn e-mail open, eerder niet. ’s Avonds kom ik thuis tussen 18:00 uur en 18:30 uur. Elke avond eet ik met mijn vrouw en kind en stop ik de kleine in bed. “Wacht! Hé? Hoe doet hij dat ?! Ik ben niet eens een CEO en ik kan en ik kan niet eens dit soort grenzen voor mezelf stellen.” Walker erkent dat het moeilijk is om die grenzen vast te stellen, maar ze zijn essentieel voor de balans tussen werk en privé. Eén ding is echter van vitaal belang voor zijn success, namelijk: ‘vergaderloze’ dagen. Ja, “vergaderloze DAGEN” – meervoud. Dus meerdere dagen per week!

“Nee, ik heb geen e-mail op mijn telefoon. Ik wil niet continu onderbroken of gestoord worden, dus ik controleer mijn e-mail alleen op de computer als ik op kantoor ben. Meestal op maandag, donderdag en vrijdag probeer ik nul vergaderingen te plannen, zodat ik veel werk gedaan kan krijgen” aldus Walker. “Dinsdag en Woensdag zijn mijn dagen helemaal volgepland met vergaderingen.” Dat is de prijs die je betaalt voor 3 vergaderloze dagen per week, waarin ik relatief ononderbroken mijn werk kan doen. Als je denkt dat dit iets is wat alleen haalbaar is voor een CEO dan heb je het mis. Het opzetten van vergaderloze dagen is iets wat we allemaal kunnen doen, dus veeg je agenda schoon, blokkeer tijdsblokken en pas je schema aan waar nodig. Voordat we praktisch kijken naar hoe je een vergaderloze dag kunt verwezenlijken, is het belangrijk om in kaart te brengen wat nu eigenlijk de voordelen zijn. Volgens Walker gaat het om het verminderen van afleidingen en het uitoefenen van discipline. “Processen uitwerken is nooit mijn sterkste kant geweest. Om het meest effectief in mijn werk te zijn, moet ik een proces echt goed begrijpen. Als leider voor mijn team is het noodzakelijk dat ik zelf zeer gedisciplineerd ben, zodat we met elkaar een succesvol bedrijf kunnen bouwen.’
Time coach en auteur van How to Invest Your Time Like Money, Elizabeth Grace Saunders, stelt voor om de volgende stappen te ondernemen waardoor je een dag per week een vergaderloze dag op je agenda hebt.

1) Leg het vast: “Om te beginnen blokkeerde ik elke woensdag mijn agenda voor afspraken. Als mensen vervolgens afspraken probeerde te plannen in mijn online agenda ging dat simpelweg niet. “Een vaste dag in de week gebruiken voor het inplannen van een vergaderloze dag verhoogt je kans dat je je er aan houdt. Je geeft hiermee duidelijke grenzen aan: woensdag is niet geschikt voor het plannen van vergaderingen.”

2) Maak het bekend: “Bespreek je nieuwe strategie met je collega’s en je baas. Laat in het gesprek naar voren komen waarom het belangrijk is dat je een dag in de week een schone agenda houdt en geef aan wat ze op het gebied van communicatie kunnen verwachten. Bijvoorbeeld wanneer je wel (of niet) per e-mail beschikbaar bent. Het doel van de dag is ononderbroken focus.”

3) Maak verstandige keuzes als je taken plant: “Je zult het meeste uit je vergaderloze dag halen wanneer je het specifiek gebruikt voor type werk dat je gedaan wilt hebben. Bijvoorbeeld werkzaamheden die opperste concentratie vereisen, zoals rapporten schrijven, strategisch denken, analyseren, coderen, ontwerpen maken of een project met veel complexiteit.”

4) Negeer routinematige taken en e-mail: “Je voelt je waarschijnlijk een beetje ongemakkelijk wanneer je je eerste vergaderloze dag opneemt en inkomende e-mail moet negeren. Toch is het belangrijk dat je je hieraan houdt, zodat je uitsluitend gefocust bent op je geplande complexe taken. Als je eenmaal merkt hoeveel werk je gedaan krijgt op een dag waarin je je ongestoord kunt concentreren, zal het ongemakkelijke gevoel van zelf weggaan.”

Onthoud dat het plannen van een vergaderloze dag niets te maken heeft met egoïsme. Het is een succes-tactiek die voor iedereen werkt. Als werknemer, ongeacht op welk niveau, moet je processen en werkroutines opstellen die je helpen om het beste werk te leveren. Door 24 uur per dag de workaholic uit te hangen en probeert te voldoen aan de werkstijl van je baas, gaat dit je op den duur opbreken en komt niet ten goede aan je werkprestaties. Daarom moet je een werkstijl creëren die het beste bij jou past. Dus als je overspoeld wordt door werk en een overvolle agenda hebt, overweeg dan zeker om de vergaderloze dag in te plannen. Het zal je productiviteit verbeteren, je stresslevel verminderen en je werkgever wordt er ook blij van!